Planlegging av landsmøte

Rutinebeskrivelse - sentralt arrangement

Rutinen er sist endret: 16.06.2007

Innhold:

• Beskrivelse av rutinen
• Oppgaver
  • Del A - I april/mai
    • 1. Beslutte tid og sted
    • 2. Reservere sted og tid
  • Del B - I slutten av oktober
    • 3. Behandling av vedtektsendringsforslag
    • 4. Arbeidsfordeling til landsmøtet, og landsmøtetema
  • Del C - I november og desember
    • 5. Lage og sende ut innkalling
    • 6. Planlegging av landsmøtegjennomføringen.
  • Del E - Januar - februar
    • 7. Lage sakspapirer
    • 8. Ta imot påmeldinger
    • 9. Behandling av innkomne saker
    • 10. Utvelgelse av møtefunksjonærer
    • 11. Utsending sakspapirer
  • Del F - mars
    • 12. Siste kvalitetssjekk og forberedelser

Beskrivelse av rutinen

Rutinen dekker planlegging av hvordan et landsmøte skal gjennomføres.

Oppgaver

Del A - I april/mai

1. Beslutte tid og sted

Det er en god rutine å begynne styreperioden med å planlegge når arrangementer i perioden skal finne sted, og hvor de skal være. Ifølge vedtektene § 8.1 skal landsmøtet finne sted innen utgangen av april. Regionene skal ha rukket å avholde sine årsmøter og meldt på delegater innen fristen, som er seks uker før landsmøtet (§ 8.2). Dessuten skal sakspapirer være utsendt tre uker før landsmøtet (§ 8.3).

Du trenger overnattingsplass for ca. 50 personer, møtesal til det samme, 3 - 4 grupperom tilgjengelige ved behov. Praksis har vært å benytte Hurdalsenteret til avholdelse av landsmøte.

Ansvarlig: NBfU-styret.

2. Reservere sted og tid

Man sender en skriftlig bestilling med tid, sted og antall personer så snart som mulig etter at vedtak er fattet av NBfUs styre. Man får en skriftlig bekreftelse på reservasjonen. Dette er viktig! Reservasjonen legges til NBfU-styret som orienteringssak.

Ansvarlig: NBfUs ungdomssekretær.

Del B - I slutten av oktober

3. Behandling av vedtektsendringsforslag

Denne oppgaven starter med at det mottas forslag om vedtektsendringer. Slike forslag skal være NBfUs styre i hende senest 15. oktober i året før landsmøtet der forslagene skal behandles (jf. § 13.2).

Alle vedtektsendringsforslagene legges frem som en felles sak for NBfU-styret. Dersom NBfU-styret har egne forslag, er det ryddig å ha disse også skriftlig før behandling av vedtektsendringer. Prinsipielt er det slik i de fleste organisasjoner at endring av vedtekter bør være en svært formell sak. Det er NBfUs ungdomssekretær som tar imot disse sakene og legger de frem for NBfU-styret.

For hvert forslag skal styret komme med sin innstilling. Dersom styret er delt i sin innstilling, skal både flertallets og mindretallets innstilling tas med. Det er opp til styret om en ønsker å angi hvem som utgjør mindretallet og flertallet. Hvert endringsforslag bør beskrives før vedtak.

På bakgrunn av styrevedtakene skal NBfU-styrets konstituerte sekretær lage et sakspapir for vedtektsendringer som skal sendes alle regionene til behandling på årsmøtene - NBfUs ungdomssekretær er ansvarlig for utsending.

Sakspapiret skal inneholde følgende:

• Innledning om at dette er vedtektsendringsforslag til landsmøtet (neste år)
• Praksis for hvordan regionene skal behandle vedtektsendringsforslagene.
  

  Eksempel: "Disse vedtektsendringene skal behandles på regionenes årsmøter. Regionene kan selv velge om de skal pålegge sine delegater bundet mandat eller ikke under behandling av vedtektsendringene på landsmøtet."

• Hvert enkelt forslag, med:
  • Hvem som har stilt forslaget
  • Forslagets begrunnelse
  • Endringsforslag, strykningsforslag, tilleggsforslag
  • Nåværende ordlyd
  • Styrets innstilling

Vedtektsendringsdokumentet kan sendes ut sammen med innkallingen til landsmøtet.

4. Arbeidsfordeling til landsmøtet, og landsmøtetema

Hele NBfU-styret er med i planlegging og gjennomføring av landsmøtet. NBfU-styret bør senest i november fordele arbeidsoppgaver mellom styremedlemmene. Det bør samtidig bestemmes landsmøtetema. Dette er viktig å få avklart for at de hovedansvarlige for landsmøtetemaet kan komme i gang med planleggingen.

Del C - I november og desember

5. Lage og sende ut innkalling

Det skal lages en innkalling som sendes ut til alle regionene og til observatørene. Innkallingen bør inneholde følgende:

• Tid og sted for landsmøtet
• Informasjon om innsending av saker
• Informasjon om utsending av sakspapirer
• Foreløpig saksliste
• Hvem som kan delta ifølge NBfUs vedtekter
• Kostnader og hva de dekker
• Frist for påmelding av delegater (senest 6 uker før møtet) og at ved påmelding er det viktig å få avklart skriftform, hjelpebeov, om man har med førerhund og/eller har andre spesielle behov som diett/allergi.
• Påminning om at det må avholdes årsmøte i regionen innen 10. februar
• Underskrift av leder for NBfU

Observatører dekker sine egne reiseutgifter til og fra Oslo selv mens NBfU dekker oppholdet. NBfUs observatører er de organisasjonene NBfU har et samarbeid med.

Disse dokumentene utarbeides av NBfU-styret.

6. Planlegging av landsmøtegjennomføringen.

Så snart som mulig etter at arbeidsoppgaver er blitt fordelt i NBfU-styret, må man starte med å planlegge hvordan landsmøtetema skal gjennomføres. Det er vanlig å bruke 3-4 timer av møtet på lørdag til dette. Landsmøtetema har fra starten av vært ment som et grunnlag for innspill til plandokument eller gjennomdrøfting av saker som er spesielt viktige for NBfU. Dersom man får til å lage landsmøtetemaet som et "trekkplaster" vil dette bidra sterkt til å gjøre landsmøtet til en suksess.

Deretter skal man lage saksliste.

Deretter skal det lages tidsskjema for landsmøtet. Tidsskjemaet bør inneholde:

• Tid for avreise
• Tider for måltider og vekking
• Tid for landsmøtetema
• Tid for møteforhandlinger
• Tid for presentasjon av valgkommiteens innstilling
• Tid for Valg
• Tid for avreise og ankomst. Her tar man i litt, fordi det alltid blir forsinkelser

Ansvarlig: NBfU-styret

Del E - Januar - februar

7. Lage sakspapirer

Styret skal innen 6 uker før landsmøtet ha klart alle sakspapirer for utsending. De dokumenter som det er mye arbeid med å lage er følgende:

• Årsmelding
• Regnskap
• Strategiplan (hvert 3. år)
• Målplan
• Budsjett

Det er NBfU-styret som er ansvarlig for at disse dokumentene foreligger til landsmøtet. Det er en god regel at disse dokumentene er nesten ferdig på styremøtet i februar. Dette gjøres enklest med å lage dokumentene ferdige før nyttår. Styret skal formelt behandle alle disse dokumentene.

NB! Regnskapene foreligger sjelden før like opp imot landsmøtet. Regnskapet bør om mulig skrives ut i punkt og svart for å tas med på landsmøtet, dersom det ikke blir sendt ut på forhånd. Dersom regnskaper ikke foreligger til landsmøtet må leder eller økonomiansvarlig gi en redegjørelse for den nyeste regnskapsoversikten som finnes.

8. Ta imot påmeldinger

NBfUs ungdomssekretær har ansvar for å ta imot påmeldinger til landsmøtet.

Etter at påmeldingene er mottatt, skrives det en deltakerliste med alle merknader for alle deltakere. Denne listen kan brukes når man plasserer folk på rom sammen og setter opp grupper.

Når listen er ferdig, kan man ta vekk alle tilleggsopplysninger, og har en ferdig deltakerliste som kan sendes sammen med sakspapirene.

Ansvarlig: NBfUs ungdomssekretær.

9. Behandling av innkomne saker

Innkomne saker skal være sendt inn innen 6 uker før landsmøtet. NBfU-styret skal lage en innstilling som skrives i protokollen sammen med en kort beskrivelse av de stillte forslag. Utfra styrets behandling skal NBfUs ungdomssekretær lage en saksfremstilling som består av følgende:

• Forslagstiller
• Selve forslaget
• Henvisninger til evt. relevante dokumenter
• Styrets innstilling

Saker skal være fremmet av en region eller en person som er medlem av NBfU (jf. §3.1).

Dersom styret har egne saker til landsmøtet, kan de behandles på samme måte som om de skulle ha kommet utenfra.

10. Utvelgelse av møtefunksjonærer

NBfU-styrets ansvarlige for møtefunksjonærer til landsmøtet, skal finne frem til personer til dirigenter, referenter og møteassistenter. Det er ingen ting i vedtektene som sier noe om hvem som kan eller ikke kan være dirigenter eller referenter. Vanligvis vil man foreslå noen utenom styret og delegatene.

Til dirigenter trenger man noen som er ryddige nok til å sortere andres tanker når diskusjonene spinner seg sammen, myndige nok til å kunne skjære igjennom når diskusjonene står fast og lydhøre nok til å lede møtet på delegatenes premisser. Det er en fordel at minst en av dirigentene har dirigert et relativt stort møte tidligere (fylkeslagsårsmøte e.l.).

Til å være referenter trenger man noen som er raske til å oppfatte essensen i det som blir sagt, objektive i forhold til stilte forslag og ryddige slik at protokollen blir oversiktlig. En av referentene bør ha referert fra et større møte tidligere.

Som tellenemnd og møteassistenter trengs tre personer. Det er vanlig å plukke ut tre av de deltakende personer som ikke har stemmerett. Det er ikke vanlig at dette er styremedlemmene.

11. Utsending sakspapirer

Så snart som mulig, i midten av februar, samler NBfU-styrets sekretær alle sakspapirer som sendes ut av NBfUs ungdomssekretær.

Del F - mars

12. Siste kvalitetssjekk og forberedelser

• Er alle sakspapirene sendt ut?
• Har man tatt med ekstra sett med sakspapir til møtet?
• Har man tatt med noe å skrive med på?

Ansvar for gjennomføring: NBfU-styret ved leder.