Du er herDokumenter / Rutiner og retningslinjer / Protokollskriving
Protokollskriving
Skriving av protokoll
Rutinebeskrivelse - regionalt og sentralt
Rutinen er sist endret: 16.06.2007
Innhold:
Generelt
Det skrives alltid protokoll eller referat fra et formelt innkalt møte. Forskjell på protokoll og referat behandles ikke her.
Protokollen skal være en dokumentasjon av hva som ble behandlet og vedtatt på møtet, og grunnlaget for vedtakene som ble fattet. Protokollen tjener to formål:
- Den skal være et arbeidsredskap for styret i styrets framtidige arbeid og for at styret skal kunne ha oversikt over hva man har jobbet med over tid, f.eks. ved skriving av en årsmelding.
- Den skal gi informasjon om styrets arbeid til personer/samarbeidspartnere som ikke selv deltok på møtet
Det er derfor viktig at en protokoll skrives på en så detaljert måte at også utenforstående kan få noe meningsfult ut av å lese den.
Hva er viktigst med en protokoll
Det er viktig at det som står i en protokoll er korrekt. Det er like mye sekretær/referent sin oppgave som øvrige deltakere på møtet. Det er derfor viktig å lese igjennom utkast til protokoll og komme med rettelser og tilbakemelding på denne. Det kan også være nyttig for sekretær/referent å spørre under møtet dersom man er usikker på om man har oppfattet saken riktig.
Det viktigste med en protokoll er ikke gode formuleringer og mange fremmedord, men at det som ble behandlet på møtet kommer lettfattelig og korrekt frem. Ved bruk av forkortelser, bør forkortelser skrives fult ut første gang de nevnes i protokollen.
Krav til en protokoll
Det finnes ingen fasit på hvordan en protokoll skal se ut, men det er en del formkrav og krav til innhold som er ufravikelige.
Protokolloverskrift
Protokollen starter med et par linjer som forteller hvilket protokollnummer og år protokollen er fra, hvem som har holdt møtet og dato for møtet.
Protokoll nr. 1 - 2007
Fra møte i Norges Blindeforbunds Ungdom (NBfU)
Lørdag 16. juni 2007
Møtested og møtetid
Etter protokolloverskriften, skal noen linjer fortelle hvor møtet ble holdt og klokkeslett for når møtet begynner og slutter. Det er noe opp til protokollskriveren om hvor nøyaktig man vil være i noteringen av klokkeslett, men det er vanlig å runde av ved hvert 5. minutt. Det er også opp til protokollskriveren om man ønsker å skrive klokkeslett for start og slutt og om man ønsker å trekke fra lengre pauser som f.eks. måltider. Husk å se på klokken!
Møtested: Norges Blindeforbunds lokaler i Sporveisgt. 10, Oslo
Møtetid: Kl. 9.30 - 12.30, 13.15 - 18.05
Til stede
Det er viktig at det blir opplyst om hvem faste møtedeltakere i valgt rekkefølge som deltok på møtet. Her er det fint å skille ut hvem som er leder og varamedlemmer i parentes etter navnet. Dersom det deltok øvrige deltakere, som organisasjonskoordinator, fylkessekretær e.l., skal dette nevnes etter oppramsing av faste møtedeltakere.
Til stede:
Gry Berg (leder)
Lise Bakkan
Andreas Lindrupsen
Inger Anette Myhre
Øystein Fylling (2. vara)Dessuten deltok fylkessekretær i Aust-Agder, Kjell Moan, på møtet.
Forfall
Forfall tas med dersom det er noen av faste møtedeltakere som ikke har mulighet til å delta. Som oftest meldes forfall i fra på forhånd av møtet, men dersom dette ikke gjøres, er det vanlig å skrive "møtte ikke" under punktet forfall.
Forfall:
Inger Anette Myhre hadde meldt forfall til møtet.
Marie Finstad (1. vara) møtte ikke.
Saksregister
Et saksregister letter oversikten når det er et møte der mer enn to-tre saker ble behandlet. Dersom man bruker innholdsregisterfunksjonen til Word, letter dette arbeidet betraktlig.
Saker
En sak består av tre hoveddeler: Saksoverskrift, saksingress og vedtak.
Saksoverskrift
En saksoverskrift skal inneholde et løpende saksnummer med gjeldende årstall. Saksnummeret nullstilles ved begynnelsen av et nytt år. Saksoverskriften skal være kortfattet og beskrivende.
Det er fint dersom overskriften utheves med et fet skriftformatering for at overskriften lett skal kunne skilles fra resten av saken.
Sak 16/07 - Evaluering av NBfUs landsmøte 2007
Saksingress - orientering om saken
I en saksingress, skal man:
- Oppsummere det viktigste som kom frem under diskusjonen på en kortfattet måte uten å referere hvem som sa hva
- Når styret har mottatt brev, må dato og kort orientering om innhold tas med
- Kort orientering om alternative løsninger til vedtak hvis det er hensiktsmessig å vite om (særlig ved en dissens i styret og det er behov for avstemninger)
Dersom det er flere saker under samme sak, f.eks. en orienteringssak, skilles de ulike sakene ut som punkt a, b og c osv. Det skal være vedtak på hvert underpunkt.
a) Mottatt Smånytt datert 13.06.2007 fra Landsrådet for Norske barne- og Ungdomsorganisasjoner (LNU) der det orienteres om at All Different All Equal skal arrangere en sommerturné med Menneskebiblioteket.
Vedtak: Tatt til orientering.
b) Mottatt aktivitetsplan fra fylkeslaget i Aust-Agder med oppfordring om at regionen tar hensyn til fylkeslagets arrangementer under planleggingen av sine arrangementer.
Vedtak: Tatt til etterretning.
Vedtak
Vedtaket i en sak skal fortelle hva som ble bestemt på møtet. Det kan f.eks. være hvem som skal gjøre hva under planleggingen av et arrangement eller det kan inneholde en standardformulering som "tatt til orientering". For å få oppgaver gjort, er det ofte nyttig å sette en tidsfrist som skrives ned i vedtaket.
Det er viktig at man ikke begynner å orientere om en sak i vedtaket - dette skal være sagt i saksingressen.
For oversiktens del, er det fint om man formaterer ordet "Vedtak:" eller hele vedtaksavsnittet med fet skrifttype.
Vedtak: Marie Finstad drar som NBfUs representant på Norges Handikapforbunds Ungdom sitt landsmøte.
Tatt til orientering
Dette brukes når det orienteres om en sak, enten det skjer skriftlig eller muntlig. Ved å skrive "tatt til orientering" sier man at man har lest brevet eller lyttet til orienteringen og legger det på minnet. En annen måte å skrive "tatt til orientering" på, er å skrive "styret takker for en fyldig orientering", f.eks. fra et møte, arrangement e.l.
Vedtak: Tatt til orientering.
Tatt til etterretning
Ved å skrive i et vedtak at man tar en sak til etterretning, sier man at man lar det få følger for sitt videre arbeid eller man retter seg etter det som sies. F.eks. dersom noen har utarbeidet et notat med veiledning i hvordan en sak bør håndteres, som hvordan sikre en trygg reise til og fra NBfU-arrangementer for de yngste deltakerne, kan styret ta dette til etterretning.
Vedtak: Tatt til etterretning.
Tatt til underretning
Dette brukes svært sjelden og man skal bruke det med et kritisk blikk. Ved å ta noe til underretning, sier man at man lar det få følger for det videre arbeidet, men beklager det hele.
Vedtak: Tatt til underretning.
Saken "eventuelt"
Ofte på en saksliste, har man saken "eventuelt" der man har mulighet til å putte inn saker som ikke står på sakslisten, men som f.eks. har dukket opp etter at sakslisten ble skrevet eller som noen av medlemmene ønsker å ta opp på møtet. For å gjøre en protokoll mest mulig oversiktlig, gir man saken eget saksnummer og -overskrift - og ikke kaller den "eventuelt". Dersom eventuelt-saken har flere saker under seg, skiller man ut de sakene som egne saker eller lager underpunkter der det faller seg naturlig. Det viktigste er at man til senere skal raskt finne frem til saker ved å bruke saksregisteret.
Jevnføring av saker (jf.)
Dersom referenten/sekretæren ønsker, kan man jevnføre saker med tidligere saker som har sammenheng med den aktuelle saken. Uttrykket "jevnfør sak" har flere måter å bli forkortet på, men en forkortelse kan være "jf.s.". Uttrykket kan ofte skrives i saksoverskriften eller i saksingressen. Ved å bruke jevnføring av saker, er det enklere å gå tilbake i en sak og se saksgangen.
Sak 27/07 - Evaluering av landsmøtet (jf.s. 13/07)
Eller:
Andreas Lindrupsen orienterte om arbeidet med NBfUs kunnskapsdatabase (jf.s. 12/07).
Godkjenning av protokoll
I slutten av protokollen bør det stå hvordan og når protokollen ble godkjent. Oftest skjer omsending pr. e-post. Noen ganger godkjennes protokollen på førstkommende styremøte.
Protokollen ble godkjent i uke 21 ved omsending.
Praksis de siste årene for skriving og godkjenning av protokoll, er at referent/sekretær får to uker på seg til å skrive protokollen mens styret får en uke på seg til å lese igjennom, komme med tilbakemeldinger og formelt godkjenne protokollen. For å få fortgang i godkjenningen, kan sekretær bestemme at ingen tilbakemeldinger er det samme som at protokollen er OK og dermed kan godkjennes. Det er ikke anbefalt at protokollen skrives ferdig under møtet dersom det er flere saker som skal behandles da dette vil ta en del tid.
Sekretær/referent
Nederst i protokollen skal det stå hvem som har skrevet protokollen, navnet på personen og på linjen under skal det stå enten sekretær eller referent. Sekretær brukes når styret har konstituert seg med en sekretær mens referent brukes når noen ikke er konstituert til oppgaven. Det er også vanlig, i hvertfall i blindeorganisasjonene, at man skriver "/sign/" bak sitt eget navn. Dette blir en form for elektronisk signatur.
Lise Bakkan /sign/
Sekretær