Regionalt årsmøte

Rutinebeskrivelse - regionalt årsmøte

Rutinen er sist endret: 16.06.2007

Innhold:

• Generelt
• Oppgaver
  • Før møtet
  • Etter møtet

Generelt

Årsmøtet er regionens høyeste organ. De regionale årsmøtene skal finne sted innen 10. februar hvert år (jf. § 4.1).

Skriftlig innkalling til årsmøtet skal sendes til samtlige medlemer minst en måned før årsmøtet skal avholdes (jf. § 4.2). Det er en selvsagt ting at alle skal ha innkallingen i den skriftform de selv kan lese. I innkallingen skal det gjøres oppmerksom på at fristen for innsending av saker som medlemmene vil ha behandlet på årsmøtet, er 14 dager før møtet holdes. Dette skyldes at styret skal ha tid til å behandle innsendte saker før de legges fram for årsmøtet. Sakspapirene skal sendes medlemmene senest en uke før årsmøtet (jf. § 4.2).

Dersom årsmøtet avholdes som eget arrangement, altså ikke som en del av et regionalt kurs, må styret sørge for at det er mulighet for overnatting for dem som kommer langveis fra og ikke kan reise hjem igjen samme dag som årsmøtet holdes.

Alle medlemmer i regionen har stemmerett på årsmøtet. Observatører fra andre regioner og fra NBfUs styre skal ha talerett. Årsmøtet kan også beslutte å gi talerett til andre tilstedeværende (jf. § 4.3).

Årsmøtet skal alltid behandle følgende saker:

• Årsmelding fra foregående år
• Regnskap fra foregående år dersom regnskapsrutinene i regionen og fylkeslagene gjør dette mulig
• Arbeidsplan og budsjett for kommende år
• Valg (regionstyre, landsmøtedelegater og valgkomité)

I tillegg kan det foreligge saker fra styret, saker fra medlemmene, saker (f.eks. forslag om endring av NBfUs vedtekter) fra NBfU sentralt.

En typisk sakliste til et regionalt årsmøte kan se slik ut:

• Sak 1 - Åpning
• Sak 2 - Navnopprop
• Sak 3 - Konstituering med valg av:
  • a) Dirigent
  • b) Referent
  • c) Tellenemnd
  • d) Protokollunderskrivere
• Sak 4 - Godkjenning av innkalling
• Sak 5 - Godkjenning av sakliste
• Sak 6 - Godkjenning av forretningsorden
• Sak 7 - Årsmelding for foregående år
• Sak 8 - Regnskap for foregående år
• Sak 9 - Saker fra NBfU sentralt (Forslag til endringer av NBfUs vedtekter o.l.)
• Sak 10 - Saker fra styret
• Sak 10 - Saker fra styret
• Sak 11 - Saker fra medlemmene
• Sak 12 - Aktivitetsplan for inneværende år
• Sak 13 - Budsjett for inneværende år
• Sak 14 - Valg
  • a) Regionstyre
  • b) Landsmøtedelegater
  • c) Valgkomité
• Sak 15 - Avslutning

Oppgaver

Før møtet

• 1. Årsmøtet skal forberedes i god tid. Styret vedtar hvem som skal være ansvarlig for å forberede årsmøtet, og skal finne tid og sted for gjennomføring av møtet.
• 2. Styret framlegger forslag til dirigent, referent og tellenemnd.
• 3. Skriv møteinnkalling og send denne ut sammen med andre relevante sakspapirer minst en måned før årsmøtet er planlagt avholdt.
• 4. Like før årsmøtet avholder styret sitt siste styremøte, der bl.a. innsendte saker behandles. Styret skal fortrinnsvis legge fram innstilling til de innsendte sakene.

Ansvarlig for gjennomføring: Styrets medlemmer og valgte møtefunksjonærer

Etter møtet

Det er viktig at så fort det regionale årsmøtet er blitt avholdt, skal den nyvalgte leder sørge for at delegater til NBfUs landsmøte blir påmeldt til NBfUs ungdomssekretær.

Det er også viktig at det nyvalgte styret bestemmer hvem som skal dra på NBfUs tillitsvalgtskonferanse.

Ansvarlig: Regionstyret.